1. Les formats et la fréquence de production
Décrivez deux ou trois productions représentatives : une interview, un podcast filmé, une présentation avec slides ou un webinaire. Pour chacune, indiquez la durée, le nombre d’intervenants, la présence éventuelle d’invités à distance, l’enregistrement ou le direct, et la fréquence envisagée.
Ajoutez les canaux de diffusion et les versions attendues : programme complet, extraits verticaux, fichier audio ou replay. Ces choix orientent le cadrage, l’enregistrement et le travail après tournage.
2. Les personnes qui feront fonctionner le studio
Identifiez le responsable du studio et les personnes chargées de préparer, réaliser, monter et publier. Précisez leur expérience, leur disponibilité et le temps de mise en place acceptable. L’autonomie attendue doit correspondre à un scénario concret, pas à une promesse générale.
Exemple de besoin à formuler : « Deux collaborateurs formés doivent pouvoir préparer et enregistrer une interview à deux voix, puis récupérer les fichiers selon une procédure documentée. » Cet exemple est à adapter à votre organisation.
3. Le local et ses contraintes
- Plan, dimensions, hauteur et photos de la pièce.
- Nombre de personnes présentes et circulation autour du plateau.
- Bruits de ventilation, couloirs, rue et pièces voisines.
- Fenêtres, lumière naturelle et possibilités d’occultation.
- Alimentation électrique, réseau, passages de câbles et rangement.
- Espace dédié ou partagé, mobilier conservé et contraintes d’aménagement.
Demandez que les adaptations nécessaires soient identifiées et que les travaux éventuels soient distingués de l’intégration des équipements. Le traitement acoustique d’une pièce et son isolation phonique ne couvrent pas les mêmes besoins.
4. Le matériel existant et les fichiers attendus
Inventoriez les caméras, optiques, micros, éclairages, ordinateurs et logiciels disponibles, avec leurs références. La compatibilité et l’état doivent être vérifiés avant de retenir leur réemploi.
Précisez les livrables techniques : programme réalisé, pistes audio séparées, sources caméra, formats d’export et accès aux fichiers. Définissez qui assure le stockage, la sauvegarde et le montage, ainsi que les volumes à prévoir selon votre rythme.
5. Les prérequis informatiques et la diffusion
Associez votre direction informatique en amont : réseau, accès aux plateformes, comptes, droits d’administration et partage des fichiers. Pour un direct, indiquez la plateforme envisagée, l’audience, les invités distants et les exigences de continuité. La chaîne doit être testée dans l’environnement qui sera réellement utilisé.
6. Le budget et le périmètre du devis
Demandez une séparation lisible entre étude, préparation du lieu, équipements, intégration, essais, documentation, formation et accompagnement. Identifiez les options et les dépenses récurrentes : licences, stockage, support éventuel et temps de production.
Un devis moins élevé peut couvrir moins de prestations. Comparez les inclusions, exclusions, livrables et responsabilités avant de comparer les totaux. Si le volume reste incertain, examinez aussi l’arbitrage studio interne ou studio externe.
7. La réception : tester une production complète
La réception consiste à vérifier que le dispositif répond aux usages convenus. Définissez les essais avec l’intégrateur avant l’installation :
- Chaque voix s’enregistre et s’écoute dans les conditions prévues.
- Les images, la lumière et les supports correspondent au scénario retenu.
- Les sources distantes et les retours fonctionnent lorsqu’ils sont inclus.
- Le programme est enregistré, retrouvé et exploitable par l’équipe.
- Les utilisateurs formés réalisent la procédure de démarrage et d’arrêt.
- La documentation, les éléments remis et les éventuelles réserves sont identifiés.
Ajoutez un essai de diffusion lorsque le direct fait partie du projet. Les critères précis, les responsables et le traitement des réserves sont à convenir pour votre installation.
8. Le calendrier et l’accompagnement
Indiquez la date du premier usage, la disponibilité du local, les validations d’achat et les personnes à former. Distinguez la livraison du matériel, l’installation, les essais, la formation et le lancement. Demandez comment se déroulent les premières productions et quelles modalités de support sont prévues, si elles font partie de l’offre.
Modèle de brief à copier
Notre projet : nous souhaitons installer un studio dans nos locaux à [ville].
Nos contenus : [formats], [fréquence], [durée], avec [nombre] intervenants, [enregistrement/direct] et [invités à distance ou non].
Notre espace : [dimensions], [usage dédié/partagé], [contraintes connues]. Nous disposons de [matériel et logiciels].
Notre équipe : [utilisateurs et expérience], avec un objectif d’autonomie pour [scénario concret].
Nos livrables : [programme, pistes, extraits et fichiers], diffusés sur [canaux ou plateforme].
Notre cadre : [interlocuteur informatique], [budget envisagé], [échéance] et [besoins de formation/accompagnement].
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